Het belang van het inzichtelijk brengen van data

Het belang van het inzichtelijk brengen van data

Mijn naam is Frank Boom, 27 jaar en ik heb meerdere trainingen bij CIU gevolgd. Hoog tijd dus voor een blog. Voordat ik begon als consultant heb ik verschillende Business Control rollen gehad die in het teken stonden van Big data, het creëren van dashboards (zowel met Power BI als Tableau), Big Data analyse en het belangrijkste: mensen data laten begrijpen. Zodanig dat zij er beslissingen mee kunnen nemen. Op dit moment zit ik op opdracht bij DZB Leiden waarbij ik data inzichtelijk breng in de gehele organisatie.

Wat is het doel van inzicht geven in data?

Het is altijd erg belangrijk om te beseffen waarom doe ik iets? Wat is het doel?

Het doel van het inzichtelijk maken van data, is dat de gebruiker met de relevante en duidelijke informatie de juiste beslissingen kan nemen.

Format dashboards

Het is erg belangrijk om dashboards een bepaald format mee te geven waarbij eenvoud en duidelijkheid bovenaan staan. In de huidige tijd waarin snelheid erg belangrijk is moet een gebruiker in een dashboard in ongeveer 5 seconden het antwoord op zijn vraag kunnen vinden. Als dit niet lukt kun je jezelf de vraag stellen of er niet teveel data/grafieken in 1 dashboard staat.

Indeling

Zelf deel ik mijn dashboard in naar menselijk gedrag. Mensen lezen (meestal) van links naar rechts en van boven naar beneden. Linksboven in het dashboard is dus je “hotspot”, plaats daar de belangrijkste KPI. Van boven naar beneden heb ik altijd 3 lagen;
Teveel informatie zorgt ervoor dat belangrijke en cruciale informatie minder opvalt waardoor het risico ontstaat dat de gebruiker verkeerde conclusies trekt en daaropvolgend verkeerde beslissingen neemt.

Visualisaties

Stel bij elke visualisatie (grafiek) de vraag; draagt deze visualisatie bij aan het doel? (het nemen van de juiste beslissingen). Indien dit niet het geval is heeft het geen waarde voor het dashboard en kun je het er dus beter uithalen.

Extra tips omtrent Big Data Management:

Breng data zo eenvoudig mogelijk over op de gebruiker;

Zoals eerder besproken is het doel van het inzichtelijk brengen van data dat de gebruiker beslissingen kan nemen. Eenvoud is daarin erg belangrijk. Door te moeilijke grafieken kan de gebruiker mogelijk niet snel beslissingen nemen. Daarnaast, als je te complexe berekeningen gebruikt is de foutkans hoger en de accuraatheid van de data lager. Denk ook na of iemand anders in jouw afwezigheid het ook kan begrijpen. Maak jezelf niet onmisbaar

Betrek alle belanghebbenden in de keuzes;

Op het moment dat je begint met een project, breng alle belanghebbende in kaart. (Onlangs een training Stakeholder Management van Creating Insights geleerd hoe. Een aanrader!) Betrek deze belanghebbenden in het gehele proces en laat de belanghebbenden keuzes maken. Hierdoor krijg je meer betrokkenheid, een betere uitkomst van het project en doordat zij zelf hebben meegewerkt is de kans groter dat zij het blijven gebruiken.

Breng data eerlijk en transparant over;

Grafiekvormen, kleuren, assen. Door hiermee te spelen kun je het oordeel van de gebruiker enorm beïnvloeden. Een negatief resultaat de kleur groen geven kan het laten lijken dat iets goed verloopt. Stijging niet zo groot? Maak de assen kleiner en de stijgende lijn lijkt groter. Doe het niet. Laat je niet verleiden om het mooier te laten lijken dan het is. Want het kan tot de reactie leiden dat de gebruiker geen actie hoeft te ondernemen terwijl dit juist wel nodig is. Houd ook hier weer rekening mee welke acties gebruikers kunnen maken met de data.

Zorg voor heldere definities en zorg dat dit organisatie breed bekend is;

Het klinkt logisch, maar is het vaak niet. Wat betekenen bepaalde definities en wat valt er wel of niet binnen? Stem dit goed af en leg het vast. Zorg voor een goede toelichting, dat het beschikbaar is voor iedereen en dat daardoor iedereen dezelfde taal spreekt. Dit om verwarring en discussies te voorkomen. Hierdoor kan de focus liggen waar het om gaat, beslissingen nemen.

Kies een duidelijk kleurenpalet en kies niet teveel kleuren.

Om de herkenbaarheid tussen verschillende dashboards te vergroten is het belangrijk om een duidelijk kleurenpalet te kiezen. Gebruik bijvoorbeeld de meest prominente kleur uit het logo en maak hier dan verschillende donkere en lichtere tinten van om de verschillende dimensies in een grafiek aan te duiden. Probeer niet teveel met verschillende kleuren te werken omdat dit meer afleid en probeer alleen de kleuren groen (positief), geel (neutraal), rood (negatief) te gebruiken als er iets opmerkelijks is en daardoor dient op te vallen.

Tot slot: houd het eenvoudig. Eenvoud waarbij grafieken een duidelijk doel hebben en in 5 seconden te scannen zijn. De gebruikers van het dashboard zijn vaak non-financials en hebben vaak minder cijfermatig inzicht. Zij zijn wel de personen die de beslissingen moeten gaan nemen. Houd altijd het doel in de gaten. Naar mijn mening is dit altijd dat de gebruiker met relevante en duidelijke informatie de juiste beslissingen kan nemen. Eenvoud is kracht.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Schrijf je nu in voor de training Power Bi Basic of Advanced.