Even een e-mail herschrijven. Een lange tekst samenvatten. Een LinkedIn-post laten maken. Of ChatGPT vragen om tien ideeën te bedenken voor een presentatie.
Voor veel professionals is dit inmiddels de dagelijkse praktijk. AI wordt steeds vaker gebruikt, maar meestal nog als een handige assistent aan wie we af en toe een losse opdracht geven.
Dat levert zeker tijdwinst op. Maar het is nog maar een klein deel van wat er mogelijk is.
Nederland ontdekt AI in hoog tempo
Het gebruik van kunstmatige intelligentie groeit snel. In 2025 gebruikte ongeveer een derde van de Nederlandse bedrijven met tien of meer medewerkers één of meer AI-technologieën. Bij grote bedrijven lag dit aandeel zelfs boven de 66 procent.
Kleinere organisaties blijven nog achter. Van de Nederlandse bedrijven met twee tot negen medewerkers gebruikte in 2025 13,8 procent AI-technologie. Binnen het midden- en kleinbedrijf met tien tot 249 medewerkers was dit 29,8 procent.
Tekstanalyse en het genereren van tekst, spraak of code behoren bij bedrijven van alle groottes tot de meest gebruikte toepassingen.
Dat sluit aan bij wat we in de praktijk zien. Veel mensen gebruiken AI vooral om:
- een tekst te schrijven of verbeteren;
- informatie samen te vatten;
- ideeën te bedenken;
- een antwoord op een vraag te krijgen;
- een afbeelding of presentatie te maken.
Daar is niets mis mee. Het zijn toegankelijke toepassingen waarmee je direct resultaat kunt behalen. Maar wie AI alleen op deze manier gebruikt, zet het vooral in als een snellere zoekmachine of tekstschrijver.
En juist daarna wordt het interessant.
Niveau 1: je stelt AI losse vragen
De eerste stap is leren hoe je een AI-assistent zoals ChatGPT, Copilot, Claude of Gemini goede opdrachten geeft.
In plaats van:
“Schrijf een mail over onze bijeenkomst,”
geef je meer informatie:
“Schrijf een vriendelijke en professionele mail aan de deelnemers van onze bijeenkomst. Bedank hen voor hun aanwezigheid, vat de belangrijkste afspraken kort samen en sluit af met de vraag om uiterlijk vrijdag te reageren.”
Hoe beter je opdracht, context en gewenste resultaat beschrijft, hoe bruikbaarder het antwoord meestal wordt.
Goed leren prompten blijft daarom belangrijk. Maar wanneer je iedere week ongeveer dezelfde instructies invoert, kun je alweer een volgende stap zetten.
Niveau 2: AI leert jouw vaste werkwijze kennen
Stel dat je regelmatig voorstellen, analyses, vergaderverslagen of socialmediaberichten maakt. Waarschijnlijk volg je daarbij iedere keer ongeveer dezelfde stappen.
Je kunt die werkwijze vastleggen in een herbruikbare AI-assistent. Je geeft AI bijvoorbeeld informatie over:
- je doelgroep;
- je tone of voice;
- de opbouw die je altijd gebruikt;
- belangrijke kwaliteitscriteria;
- voorbeelden van eerdere documenten;
- punten die altijd gecontroleerd moeten worden.
Zo hoef je niet bij iedere opdracht opnieuw uit te leggen wat je verwacht.
AI wordt daarmee meer dan een hulpmiddel voor een eenmalige vraag. Het wordt een persoonlijke assistent die jouw voorkeuren, formats en werkwijze volgt.
Jij blijft uiteraard controleren of de inhoud klopt en of het eindresultaat passend is.
Niveau 3: AI werkt met je documenten en informatie
De volgende stap is AI niet alleen iets te laten schrijven, maar het ook te laten werken met de informatie die binnen je organisatie beschikbaar is.
Denk aan een AI-assistent die:
- informatie uit meerdere beleidsdocumenten vergelijkt;
- antwoorden zoekt in een interne kennisbank;
- klantvragen koppelt aan bestaande handleidingen;
- evaluaties analyseert en terugkerende thema’s herkent;
- gegevens uit rapportages samenvat;
- afwijkingen in cijfers signaleert;
- van vergaderaantekeningen automatisch actiepunten maakt.
Hier ontstaat veel meer waarde. AI helpt dan niet alleen bij het formuleren van een antwoord, maar ondersteunt een inhoudelijk werkproces.
Dat vraagt ook om meer kennis. Welke informatie mag je invoeren? Hoe zorg je dat AI de juiste bronnen gebruikt? Hoe controleer je antwoorden? En wanneer moet een mens altijd de beslissing blijven nemen?
Niveau 4: AI voert een complete workflow uit
Veel kantoorwerk bestaat uit een reeks terugkerende handelingen.
Er komt bijvoorbeeld een aanvraag binnen. Iemand leest de aanvraag, verzamelt aanvullende informatie, verwerkt die in een document, stuurt een reactie en plant een vervolgactie.
Met AI en automatisering kunnen delen van zo’n proces aan elkaar worden gekoppeld.
Een digitale AI-collega kan bijvoorbeeld:
- een binnenkomende aanvraag herkennen;
- de belangrijkste informatie verzamelen;
- controleren welke gegevens nog ontbreken;
- een conceptreactie schrijven;
- de informatie in het juiste systeem zetten;
- een vervolgactie voorbereiden;
- het resultaat ter controle aan een medewerker voorleggen.
Het verschil is groot. Je gebruikt AI dan niet meer alleen tijdens één afzonderlijke taak. AI ondersteunt een complete werkstroom.
Dit betekent niet dat alles volledig automatisch moet verlopen. Juist bij belangrijke beslissingen, persoonsgegevens en inhoud met grote gevolgen blijft menselijke controle noodzakelijk.
De techniek is meestal niet het grootste struikelblok
Een abonnement op een AI-tool afsluiten is eenvoudig. Zorgen dat medewerkers er veilig, kritisch en structureel mee kunnen werken, is een stuk ingewikkelder.
TNO concludeert dat succesvolle toepassing van generatieve AI sterk afhankelijk is van bewuste organisatiekeuzes en de actieve betrokkenheid van medewerkers. Er zijn nieuwe vaardigheden nodig, zoals goed instrueren, kritisch denken en het beoordelen en valideren van AI-output.
De belangrijkste vraag is daarom niet alleen:
“Welke AI-tool zullen we aanschaffen?”
Maar vooral:
“Welk werk willen we verbeteren en hoe moet dat proces er in de toekomst uitzien?”
Pas daarna kun je bepalen welke rol AI daarin kan spelen.
Waar staat jouw organisatie?
De ontwikkeling van AI gaat snel, maar je hoeft niet direct een volledig geautomatiseerde organisatie te bouwen.
Begin bij een herkenbaar proces:
- Welke werkzaamheden keren vaak terug?
- Waar gaat onnodig veel tijd verloren?
- Welke informatie moet steeds opnieuw worden verzameld?
- Welke stappen verlopen vrijwel altijd hetzelfde?
- Waar is menselijke kennis of controle essentieel?
Kies vervolgens één toepassing en verbeter die stap voor stap.
Misschien begint dat met beter leren prompten. Daarna kun je een vaste AI-assistent maken, eigen documenten koppelen of een terugkerende workflow automatiseren.
Zo verandert AI van een leuke tool die af en toe een tekst schrijft in een praktische digitale collega die dagelijks werk uit handen neemt.
Leer AI echt voor je werken
Binnen de AI Academy van Creating Insights leer je AI niet alleen kennen, maar vooral praktisch toepassen.
Tijdens onze toegankelijke workshops leer je effectief en verantwoord werken met AI-assistenten zoals ChatGPT en Copilot. In de verdiepende opleidingen ga je aan de slag met geavanceerde toepassingen, eigen AI-assistenten en het werken met je eigen informatie.
Wil je nog een stap verder? Tijdens Automatiseren met AI leer je hoe je taken en werkprocessen automatiseert en je eigen digitale AI-collega bouwt – ook zonder programmeerkennis.
Want een betere e-mail laten schrijven is handig.
Maar AI structureel voor je laten werken? Dáár begint de echte winst.
