In menig organisatie wordt voor de zomer het functioneringsgesprek (of voortgangsgesprek gevoerd met gelijkwaardigheid en tweerichtingsverkeer als de belangrijkste kenmerken. Met een goede voorbereiding, een kwetsbare opstelling, door te luisteren en met voorbereidingsvragen is van dit gesprek een echte dialoog te maken.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Twee weken voorafgaand aan het gesprek nodigt de leidinggevende de medewerker uit voor het gesprek en vraagt hem een lijstje met gesprekspunten op te stellen. Hij doet dat zelf ook. Een week later worden deze punten uitgewisseld. Een dergelijke aanpak lijkt bureaucratisch, maar het voorkomt wel dat het gesprek gaat lijken op een in de haast en eenzijdig ingeplande afspraak. Het grote voordeel is dat gesprekspartners zich op elkaar gesprekspunten kunnen voorbereiden. Een leidinggevende heeft nu de tijd om bijvoorbeeld te onderzoeken of een ontwikkelwens gehonoreerd kan worden.
Kwetsbaar
Als een leidinggevende zich kwetsbaar opstelt, dan is de kans groter dat medewerkers dit ook doen en gemaakte fouten niet onder het tapijt vegen. Ook zullen zij eerder met een (hulp)vraag komen. Maar deze opstelling is vooral voor de leidinggevende waardevol. Leidinggeven is een vak en met de feedback van medewerkers kunnen zij dit ambacht nog beter in de vingers krijgen. Vraag daarom aan medewerkers tops en tips.
- Tops
‘Wat spreekt je aan in mijn stijl van leidinggeven? Wat is hier de reden van? En wat zijn ideeën om dat nog meer, minder te doen?’
- Tips
‘Wat mis jij in mijn stijl van leidinggeven? Wat zou ik vaker moeten doen? Wat kan
beter?’
Een dialoog door de 8 W’s
Om het functioneren van medewerkers te verbeteren en hen professioneel- en persoonlijk te ontwikkelen, wordt in een functioneringsgesprek stilgestaan bij het heden en verleden. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn werk gerelateerd en hieronder een aantal voorbeelden:
- werkwerkinhoud
- werkplezier
- werkomgeving
- werkomstandigheden
- werksfeer
- werkveiligheid
- werkbelasting
- werkverhoudingen
Met de antwoorden op de onderstaande vragen, die de medewerker kan voorbereiden, wordt het gesprek een echte dialoog:
- Waardeer een W-tje met een rapportcijfer
- Wat moet er gebeuren om dit cijfer met 1 punt te verhogen? Wat ga jij daaraan doen en wat verwacht je van mij/de organisatie?
ON-redenen achterhalen met LSD
Als tussentijds blijkt dat een medewerker onvoldoende functioneert dan is dat een ‘mooi’ gesprekspunt voor het functioneringsgesprek (maar misschien al eerder!). De leidinggevende kaart het gesprekspunt aan, zet dan zijn ‘oortjes op luisteren’, vraagt door en probeert de ON-redenen te achterhalen waarom zijn medewerkers iets onvoldoende/kent, kan, weet of wil. Voorbeelden van ON-redenen zijn:
- ON-kunde
- ON-ervarenheid
- ON-zekerheid
- ON-vermogen
- ON-zin
- ON-gein
- ON-verschillig
- ON-geïnteresseerd
De eerste drie ON-redenen duiden op gebrek aan kennis en ervaring. Met training en begeleiding (op de werkplek) kan het functioneren van de medewerkers (weer) op norm worden gebracht. Bij reden 4 wil en kan de medewerker zijn werk goed doen, maar nu even niet. Ontbreekt het hem aan tijd, wordt hij gepest, is er in privé iets aan de hand? Bij de laatste vier ON-redenen is er sprake van een motivatie-vraagstuk. Het werk is onvoldoende uitdagend, het werkplezier is weg. De leidinggevende komt achter bovengenoemde reden door zijn mond te houden en te Luisteren, Samenvatten en Door te vragen.
Maak van het functioneringsgesprek een dialoog door:
- een tijdige uitnodiging
- een uitwisseling van gesprekspunten
- voorbereidingsvragen
- als leidinggevende je mond te houden en je kwetsbaar op te stellen
Door: Jacco van den Berg, docent bij Creating Insights.
Wil je serieus aan de slag met het verbeteren van functioneringsgesprekken? De trainingen van Creating Insights geven leidinggevenden een stevige basis om het maximale uit deze gesprekken te halen.
Lees hier meer over onze Incompany training Functioneringsgesprekken voeren.
